E-Defter Nedir? E-Defter Başvurusu Nasıl Yapılır?
e-Defter; Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu hükümlerine göre tutulması zorunlu olan defterlerin elektronik ortamda hazırlanması, saklanması ve ibraz edilmesini sağlayan bir sistemdir. e-Defter uygulaması sayesinde yevmiye defteri ve büyük defter gibi yasal defterler dijital ortamda tutulabilir, kağıda basılmaksızın elektronik dosya formatında oluşturulabilir. Bu sistem ile işletmelerin defterlerin bütünlüğünü ve kaynağının doğruluğunu garanti altına almasının oldukça pratik olduğunu söyleyebiliriz. Sistemde bulunan elektronik defterler, mali mühür veya nitelikli elektronik sertifika ile imzalanarak güvenli şekilde saklanır. Böylece hem vergi uyumluluğu sağlanır hem de muhasebe kayıtlarının denetim süreçlerinde belgelere kolaylıkla erişilebilir.
E-Defter Başvurusu Nasıl Yapılır?
e-Defter sistemine nasıl geçilir konusunda başvuru süreci oldukça kolay olduğu söylenebilir. Bu süreç yalnızca elektronik ortam üzerinden ilerler. e-Defter başvurusu nereden yapılır konusunda ise tek adres edefter.gov.tr’dir. GİB e-Defter başvuru süreci tüzel kişi ve gerçek kişi mükellefleri açısından ufak farklılıklarla ilerler. Ancak genel olarak başvuru süreci şu şekilde ilerlemektedir:
- Mali Mühür veya Nitelikli Elektronik Sertifika (NES) Temini: Başvuru yapabilmek için öncelikle mali mühür veya NES sahibi olmak gerekir. Tüzel kişiler mali mühür, gerçek kişiler ise mali mühür veya NES kullanabilir.
- GİB Onaylı Yazılım Seçimi: e-Defter tutmak için Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan uyumluluk onayı almış bir yazılım kullanılması zorunludur.
- edefter.gov.tr Üzerinden Başvuru: İlgili web sitesinde yer alan e-Defter başvuru formunu ve taahhütnameyi eksiksiz doldurmak gerekir.
- Mali Mühür veya NES ile Onaylama: Doldurulan başvuru formu mali mühür veya nitelikli elektronik imza ile onaylayarak başvuru tamamlanır.
- Sistem Kurulumu: Başvuru onaylandıktan sonra seçilen e-Defter yazılımı ile kayıt tutmaya başlanabilir.
Başvuru sürecinde GİB’in belirlediği standartlara ve sürelere uyum göstermek çok önemli. Aksi takdirde Vergi Usul Kanunu’na aykırı duruma düşebilir ve cezai yaptırımlarla karşılaşılabilir.
E-Defter'in Avantajları Nelerdir?
e-Defter sisteminin işletmeler için birçok avantajı bulunur:
- Zamandan Tasarruf: Kağıt defterlerin basımı, noterde onaylatılması gibi işlemlerle uğraşmaya gerek yoktur.
- Maliyet Avantajı: Noter onay ücretleri, baskı ve kağıt masrafları ortadan kalkar.
- Güvenli Saklama: Elektronik ortamda tutulan defterler, yangın, su baskını gibi fiziksel risklere karşı güvendedir.
- Kolay Erişim: İhtiyaç duyduğunda arşivlemiş olunan belgelere anında ulaşabilir.
- Çevre Dostu: Kağıt kullanımını azaltarak doğayı korumaya katkı sağlanır. Ayrıca kağıt masrafından kurtulunur.
- Hata Düzeltme Kolaylığı: Elektronik ortamda hataları düzeltmek, kağıt deftere göre çok daha kolaydır.
Danışmanlık Talebi
Bilgi Formu
E-Defter Ne Zaman Verilir?
Ciro sınırlarını aşan mükellefler
Ciro sınırlarını aşan mükellefler: Türkiye'de bir önceki yılda brüt satış hasılatı 5 milyon TL ve üzeri olan mükellefler, e-fatura kullanmak zorundadır. İhracat yapan mükellefler: Türkiye'den mal veya hizmet ihracatı yapan mükellefler, e-fatura kullanmak zorundadır.
Özel tüzel kişilikler:
Kamu kurumları, limited şirketler, anonim şirketler, sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler, kooperatifler, dernekler, vakıflar gibi özel tüzel kişilikler e-fatura kullanmak zorundadır.
Gelir Vergisi Kanunu'na tabi mükellefler:
Gerçek kişilerin ticari, zirai veya mesleki faaliyetlerinden dolayı Gelir Vergisi Kanunu'na tabi mükellefler, belirli şartları sağladıklarında e-fatura kullanmak zorundadır.